ZPKSoft Doradca

System ZPKSoft Doradca jest narzędziem wspierającym zarządzanie organizacją łączącym w sobie narzędzia ewidencyjne, planistyczne, organizacyjne i kontrolne. Bazując na istniejącej strukturze organizacyjnej pozwala w uporządkowany sposób zaplanować działania w czasie, organizować pracę poprzez wskazywanie zadań do wykonania oraz na bieżąco wykonuje zestawienia realizacji zadań. System w uporządkowany sposób zarządza obiegiem dokumentów zarówno zewnętrznych (pisma, oferty, ustawy, formularze itp.) jak i wewnętrznych (regulaminy, raporty, decyzje, korespondencja wewnętrzna).

System ZPKSoft Doradca jest narzędziem wspierającym zarządzanie organizacją łączącym w sobie narzędzia ewidencyjne, planistyczne, organizacyjne i kontrolne. Bazując ma istniejącej strukturze organizacyjnej pozwala w uporządkowany sposób zaplanować działania w czasie, organizować pracę poprzez wskazywanie zadań do wykonania oraz na bieżąco wykonuje zestawienia realizacji zadań. System w uporządkowany sposób zarządza obiegiem dokumentów zarówno zewnętrznych (pisma, oferty, ustawy, formularze itp.) jak i wewnętrznych (regulaminy, raporty, decyzje, korespondencja wewnętrzna).

I. GŁÓWNE KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z WYKORZYSTANIA SYSTEMU

Centralna i bezpieczna baza danych w przyjazny sposób porządkuje, archiwizuje, udostępnia dokumenty w ostatniej oraz każdej poprzedniej wersji.
Możliwość uruchomienia procesu dynamicznego, w ramach którego kolejne zadania mogą być dowolnie kształtowane, jednak zawsze pozostaje historia zmian. Istnieje pełna kontrola kto, kiedy i co wykonał w ramach procesu.
Elektroniczny obieg dokumentów (w dowolnym formacie) z kontrolą doręczeń eliminuje przekazywanie dokumentów w formie papierowej.
Przesyłanie jednorazowych zadań do zrealizowania jednemu lub grupie pracowników.
Możliwość obliczania czasu realizacji poszczególnych zadań.
Możliwość pracy zdalnej przez Internet lub bez połączeń internetowych poprzez import ,eksport danych. Dane są automatycznie kojarzone z bazą centralną.
Raportowanie stanu realizacji całych procesów oraz poszczególnych zadań w ramach procesów.
Funkcja przypisania do zadania, w ramach procesu, wartości liczbowych (np. Kosztowych), wspiera budżetowanie organizacji oraz prowadzenie i kontrolę projektów.

II. BAZA DOKUMETNÓW

ZPKSoft Doradca zawiera bazę dokumentów poukładaną w dowolnie przyjętym porządku. Menu dokumentacji jest w przyjazny sposób edytowalne. Konkretnym dokumentom można na stałe przypisać miejsce w bazie danych tak, aby ich wyszukiwanie nie stanowiło problemu. Forma bazy dokumentacji może być zmieniana tylko przez osoby do tego upoważnione. Użytkownicy szeregowi są upoważnieni do czytania i/lub edycji wybranych dokumentów, jednak źródło formularzy oraz miejsce docelowe zapisów jest zaszyte na stałe.Do jednego formularza lub zapisu może mieć dostęp wiele osób, jednak dokumenty te występują tylko w jednej postaci. Po zapisaniu kolejnej wersji dokumentu, poprzednia jest automatycznie archiwizowana, którą zawsze można odtworzyć.

III. SZYBKIE WYSZUKIWANIE DOKUMENTÓW

Jeżeli użytkownik nie zna struktury dokumentacji, aplikacja umożliwia wyszukiwanie zapisów poprzez klucze:

numer w rejestrze dokumentów;
identyfikator dokumentu;
nazwa dokumentu;
zakres dat edycji;
autor zapisu;
osoba odpowiedzialna za dokument (właściciel procesu);
klient (lub dział) dla którego dokonywana była praca z dokumentem;
wyszukiwanie w procedurach (procesach) nieaktywnych, które zostały zarchiwizowane;
wyszukiwanie w terminach, czyli w zapisach w kalendarzu, które nie są elementem procesu;
wyszukiwanie w notatkach.

IV. STRUKTURA ORGANIZACYJNA

Aplikacja ZPKSoft Doradca zawiera bazę pracowników, którzy mogą być zgrupowani w ramach działów (komórek organizacyjnych). Pracownicy lub działy jako zasoby organizacji są w prosty sposób przydzielani do wykonania zadań w ramach procesów poprzez ich wybór z listy.System posiada również modyfikowalną bazę kontrahentów wraz z wszelkimi danymi teleadresowymi i notatkami, przypomnieniami, zarządzaniem korespondencją. Wszystko to umożliwia wykorzystanie systemu również jako bazy CRM (zarządzania kontaktami z klientami). Uczestnicy procesu mogą być traktowani funkcyjnie, tak aby przy zmianie pracownika na danym stanowisku pracy nie trzeba było zmieniać danych osobowych w procesie.

V. ZARZĄDZANIE OBIEGIEM DOKUMENTÓW

Aplikacja ZPKSoft Doradca umożliwia przekazywanie pojedynczych wiadomości w ramach sieci komputerowej lub poprzez pocztę elektroniczną grupie oraz poszczególnym użytkownikom. Powiadomienie o otrzymanej wiadomości pojawi się na ekranie Odbiorcy natychmiast po jej wysłaniu.W ten sposób w organizacji może komunikować się każdy z każdym. Wszystkie przesyłane wiadomości automatycznie są archiwizowane na serwerze w rejestrze wejścia/wyjścia. Rejestru tego nie można wykasować, zawsze istnieje możliwość weryfikacji czy wiadomość rzeczywiście została wysłana wraz z informacją kto, co, kiedy, komu i w jakiej formie przekazał. Aplikacja komunikuje również nadawcy, że wiadomość została odczytana. Istnieje możliwość przesyłania informacji w dowolnej formie (zeskanowany obraz, pliki w formie MsOffice, formularze html). System korzysta z wewnętrznej i zewnętrznej poczty elektronicznej tak, że wiadomości przesyłane tą drogą mogą być elementami procesu.W formie elektronicznej najczęściej używanym przez organizacje narzędziem obiegu informacji są aplikacje pocztowe typu Outlook. Programy takie umożliwiają jednak kasowanie wiadomości przychodzących (najpierw ze skrzynki odbiorczej a następnie z elementów usuniętych), przez co nie ma pewności czy wiadomość rzeczywiście została odebrana.ZPKSoft Doradca automatycznie archiwizuje każdą informację przychodzącą i wychodzącą. Archiwizacja odbywa się na serwerze.W oparciu o zasoby ludzkie (organizacji, firmy, urzędu), dokumentację, procedury, regulaminy aplikacja ZPKSoft Doradca umożliwia kreowanie procesów.Każdy krok w ramach uporządkowanego schematu obiegu informacji może być zaplanowany poprzez wskazanie kto, co, jak i kiedy ma wykonać.W sytuacjach niestandardowych ZPKSoft Doradca umożliwia uruchomienie tzw. procesów dynamicznych w ramach, których kolejne kroki postępowania nie są zaplanowane, ale przeprowadzane na bieżąco. W ten sposób organizacja może stale optymalizować procesy.W aplikacji pozostaje pełna historia zdarzeń.

VI. MOŻLIWOŚĆ PRACY ZDALNEJ

Aplikacja ZPKSoft Doradca umożliwia pracę zdalną, poprzez protokół TCP/IP.Ponadto istnieje funkcjonalność pozwalająca na odłączenie się od sieci komputerowej czy połączeń zdalnych z aplikacja i pracowanie na danych zupełnie poza systemem sieciowym. Po ponownym zalogowaniu się do aplikacji, dane zostaną zsynchronizowane. Dostępność poprzez Internet dla pracowników i klientów do procedur, w których zawarte są dokumenty, czasy i terminy, osoby obsługujące daną sprawę, stanowi mocna narzędzie wspierania systemu zarządzania jakością.

VII. ŁATWOŚĆ OBSŁUGI ZPKSoft Doradca

Interfrejs systemu ZPKSoft Doradca jest intuicyjny w obsłudze. System nie tylko porządkuje i organizuje pracę w organizacji, ale również tą pracę ułatwia. Użytkownik nie musi znać miejsca przechowywania dokumentacji ISO, nie musi pamiętać, kiedy ma dokonać zapisu. Właściciel procesu nie musi kontrolować czy zapisy są dokonywane na czas, przez osoby upoważnione i we właściwej formie. Wszystkiego pilnuje aplikacja. Użytkownik po zalogowaniu widzi tylko swoje formularze lub dokumenty, których czas zapisu nadszedł lub nadejdzie w określonym wcześniej czasie. Po dokonaniu zapisu (zatwierdzeniu lub podpisaniu dokumentu) dokument jest zapisywany we wcześniej określonym przez właściciela procesu (osobę odpowiedzialną) miejscu.

VIII. RAPORTY

Osoby odpowiedzialne za terminowe wykonywanie procesów lub załatwienie spraw mają do dyspozycji szereg raportów i zestawień.Proces/sprawę można śledzić za pomocą procentowego stanu ich wykonania. Jednocześnie aplikacja wskazuje szczegółowo stan wykonania poszczególnych zadań w ramach procesu. Upoważniona osoba może otrzymywać informacje o opóźnieniach poprzez e-mail bez potrzeby uruchamiania systemu ZPKSoft Doradca.

IX. KALENDARZ

Kalendarz wbudowany w system ZPKSoft Doradca jest bardzo przyjaznym komunikatorem między pracownikami, który nie musi być uzależniony od procesowych szablonów obiegu informacji. Kalendarz poszczególnych pracowników lub danej grupy może zostać udostępniony innym zainteresowanym, aby planować zadania tylko w zakresie wolnych terminów. W module tym istnieje również możliwość rezerwowania czasu podległym osobom zaznaczając w kalendarzu zakres godzin lub dat, w trakcie których pracownik będzie realizował zadania.

X. BEZPIECZEŃSTWO

Aplikacja ZPKSoft Doradca oparta jest o bazę danych firebird.